Tableur Excel

Reporting et tableaux de bord Excel

Concevoir des outils de suivi performants

Dans le monde professionnel, les données occupent une place centrale. En effet, elles permettent de suivre les performances d’une entreprise ou visualiser les progrès d’un projet . Le reporting et les tableaux de bord deviennent donc essentiels. Excel crée des tableaux de bord interactifs et dynamiques sans investissement massif en logiciels. Dans cet article, nous allons explorer comment concevoir des outils de reporting efficaces et attrayants avec Excel.

Tableau de bord Excel

Qu’est-ce qu’un tableau de bord et pourquoi est-il essentiel ?

Un tableau de bord est une interface qui regroupe les informations clés d’un projet, d’une entreprise ou d’une équipe, sous une forme visuelle, accessible et compréhensible. Le tableau de bord permet de transformer les données brutes en indicateurs de performance (KPI) et graphiques lisibles Cela facilite les prises de décision rapides. Les entreprises, PME comme grandes structures, peuvent ainsi suivre leurs objectifs et ajuster leurs stratégies.

Étape 1 : Préparation des données – la base des tableaux de bord Excel

Avant de concevoir un tableau de bord, il est essentiel de structurer correctement vos données. Voici quelques principes de base pour démarrer sur de bonnes fondations :

  1. Organisez les données en tables structurées : Utiliser des tables structurées dans Excel permet de gérer facilement de grandes quantités de données. Ces tables sont dynamiques, ce qui signifie que si vous ajoutez ou supprimez des lignes, les formules et les graphiques s’ajustent automatiquement.
  2. Nettoyez et standardisez vos données : Assurez-vous que les valeurs sont homogènes (même format pour les dates, les devises, etc.), car toute incohérence peut fausser vos calculs et graphiques.
  3. Définissez les KPI : Choisissez les indicateurs les plus pertinents à suivre, selon les objectifs de votre tableau de bord. Par exemple, dans un tableau de bord de ventes, les KPI pourraient inclure le chiffre d’affaires, le taux de conversion, ou la répartition des ventes par région.

Étape 2 : Utilisation des Tableaux Croisés Dynamiques pour un reporting efficace

Les tableaux croisés dynamiques (TCD) d’Excel permettent de synthétiser rapidement des données, les filtrer et les organiser. Ils sont essentiels pour un reporting flexible et interactif.

  1. Créer un Tableau Croisé Dynamique : Sélectionnez vos données, puis allez dans « Insérer » > « Tableau croisé dynamique ». Choisissez les colonnes pertinentes pour vos analyses. Par exemple, vous pourriez afficher les ventes par produit, par période ou par vendeur en quelques clics.
  2. Ajouter des segments pour des filtres interactifs : Les segments (ou Slicers) permettent de filtrer vos TCD de manière visuelle et interactive. Vous pouvez cliquer sur des segments pour voir les données d’une région, d’un produit, sans changer de feuille.
  3. Mettre à jour les données automatiquement : Lorsque vos données sources sont modifiées, il suffit d’actualiser les TCD pour que toutes les données des tableaux de bord Excel soient à jour. Cela simplifie la création de rapports hebdomadaires ou mensuels.

Étape 3 : Visualisation des données – les graphiques comme éléments de storytelling

Un tableau de bord n’est pas seulement une compilation de chiffres ; c’est une interface visuelle qui doit être facilement compréhensible. Les graphiques aident à interpréter les données en un coup d’œil.

  1. Choisir le bon type de graphique :
    • Les graphiques en ligne sont parfaits pour suivre des tendances (chiffre d’affaires sur une année).
    • Les graphiques en barre ou en histogramme permettent de comparer des valeurs (ventes par région).
    • Les graphiques en secteur montrent la répartition des éléments dans un total (répartition des parts de marché).
  2. Utiliser les graphiques dynamiques : En liant un graphique à un TCD, le graphique devient interactif, ce qui signifie qu’il changera en fonction des segments ou des filtres appliqués. Cela permet de créer des rapports sur mesure en fonction des besoins de l’utilisateur.
  3. Les Sparklines pour une vue d’ensemble rapide : Les sparklines sont des mini-graphiques qui s’intègrent directement dans les cellules. Par exemple, une colonne de sparklines montrant l’évolution mensuelle des ventes par produit peut donner une vue d’ensemble des tendances dans un espace compact.

Étape 4 : Utilisation de la mise en forme conditionnelle pour mettre en évidence les informations clés

La mise en forme conditionnelle permet de changer l’apparence des cellules en fonction de leur valeur, un atout pour attirer l’attention sur les points importants :

  1. Créer des alertes visuelles : Par exemple, en appliquant une règle de couleur pour les KPI, vous pouvez automatiquement surligner les résultats en rouge lorsqu’ils sont en deçà d’un objectif et en vert lorsqu’ils le dépassent. Vos tableaux de bord Excel deviennent un véritable outil de pilotage.
  2. Indicateurs de performance visuels (barres, icônes) : Les indicateurs comme les flèches ou les barres colorées peuvent être utilisés pour illustrer des variations. Par exemple, un indicateur fléché montrant la croissance ou la diminution des ventes d’un mois à l’autre.

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